Personvernerklæring for kundetilfredshet og undersøkelser (norsk)

Innledning til personvernerklæringen

Les gjennom denne personvernerklæringen («erklæringen») for å fortsette. Den beskriver hvordan og hvorfor SHL samler inn og bruker data og informasjon gjennom nettbaserte undersøkelser og oppfølgingsintervjuer. Begreper som ikke er beskrevet på denne siden, finner du i definisjonene som er beskrevet i erklæringen.

Les hele erklæringen nøye.

Hvis du har spørsmål om denne erklæringen, kan du sende en e-post til dpo@shl.com.

Personvernerklæring

Denne meldingen ble sist oppdatert 7. juli 2022 for å håndtere endringer i forretningsdriften og for å legge til tjenester til dekningen av personvernmeldingen.

Del 1 – Hvem vi er

SHL, og vår tilknyttede gruppe av selskaper, er hver behandlingsansvarlig for personopplysningene dine, etter hva som er aktuelt. Det betyr at vi bestemmer måter og midler for å behandle personopplysninger og bruke dem i samsvar med denne erklæringen. Denne erklæringen beskriver hvordan SHL Group Limited of The Pavilion, 1 Atwell Place, Thames Ditton, Surrey KT7 0NE, England, og resten av vår tilknyttede gruppe av selskaper (hver som felles kontrollør og sammen, SHL eller vi eller oss) bruker personopplysninger samlet inn gjennom denne online undersøkelsen.

SHL vil behandle og samle inn informasjon om deg når du fullfører en undersøkelse om kundetilfredshet fra SHL (« spørreundersøkelse») i samsvar med denne erklæringen. I den grad noen opplysninger er personopplysninger (« Personopplysninger») om deg eller som vi kan identifisere deg fra, vil vi sørge for at alle personopplysninger som gis, behandles i samsvar med gjeldende personvernlovgivning og bransjeveiledning.

Del 2 beskriver hvordan SHL bruker personopplysningene dine: hva som samles inn, hvordan det samles inn, hvordan det brukes, hvorfor det brukes, hvem det deles med og hvilke rettigheter du har.

Del 3 gir ytterligere informasjon om hvem vi deler opplysningene dine med og en oversikt over rettighetene dine i henhold til personvernlovgivningen.

Del 2 – SHL som datakontrollør

Når du fullfører en undersøkelse, bruker vi opplysningene og all personlig informasjon du oppgir til formålene som er beskrevet nedenfor. Vi vil være datakontrolløren når det gjelder denne informasjonen, og vi vil være ansvarlige for personopplysningene dine. Dette inkluderer også formålene som informasjonen samles inn for og brukes til.

Hvis du har spørsmål om hvordan SHL behandler personopplysningene dine i rollen som datakontrollør, kan du kontakte SHLs personvernansvarlige (Data Protection Officer – DPO) på dpo@shl.com eller via kontaktopplysningene i slutten av denne erklæringen.

Dette samler vi inn

Vi samler inn og behandler datakategoriene som beskrevet nedenfor. Personopplysningskategoriene som samles inn om deg, varierer avhenger av typen spørreundersøkelse. Det er ikke sikkert at alle kategoriene nedenfor samles inn om deg. Hvis du har spørsmål om hvordan SHL behandler personopplysningene dine i rollen som datakontrollør, kan du kontakte SHLs personvernansvarlige (Data Protection Officer – DPO) på dpo@shl.com eller via kontaktopplysningene i slutten av denne erklæringen.

(1) Personopplysninger:

Informasjon som du gir oss når du ber om tjenester fra oss, nødvendige for å tilby deg mulighet til å delta i en spørreundersøkelse, inkludert:

a) « Deltakerdata» som inkluderer:

• navn,
• e-postadresse og
• bostedsland

b) « Undersøkelsesdata» som er dine svar på undersøkelsesspørsmålene, eller dine muntlige svar gitt i et registrert intervju som en del av denne prosessen.

Dette inkluderer å be om informasjon som er identifisert som viktig for tjenesten vi ga deg eller leverer til markedet for å støtte vår kontinuerlige forbedring, noe som betyr å forstå hvilke forbedringer som vil drive effektiviteten og løse problemene dine raskere, med større nøyaktighet, og å strebe etter å lede markedet.

Vi bruker undersøkelsesdataene til å generere en aggregert oversikt over svarene på spørreundersøkelsen fra deg og andre respondenter der individuelle svar ikke kan identifiseres (« undersøkelsesrapport»).

Slik bruker vi disse dataene

Vi bruker deltakerdata til å invitere deg til å fylle ut en undersøkelse. Deretter anonymiserer vi en kombinasjon av deltakerdata og undersøkelsesdata med deltakerdata og undersøkelsesdata fra andre respondenter for å utarbeide en anonymisert oppsummerende undersøkelsesrapport. Vi bruker undersøkelsesrapporten til å forbedre, justere, administrere og styre tjenestene våre

Hvorfor vi bruker dem

SHL bruker den aggregerte undersøkelsesrapporten fordi vi har en legitim interesse i å forbedre tjenestene våre.

Hvis du trenger mer informasjon om våre legitime interesser når det gjelder personopplysningene dine, kan du kontakte SHLs personvernansvarlige (Data Protection Officer – DPO) på dpo@shl.com eller via kontaktopplysningene i slutten av denne erklæringen.

Vi behandler også personopplysningene dine hvis dette er nødvendig ved en rimelig forespørsel fra politi- eller reguleringsmyndigheter, -organer eller -kontorer eller til forsvar mot et juridisk krav mot oss.

Hvor lenge vi oppbevarer dem

Vi oppbevarer undersøkelsesdataene dine for våre egne formål i anonymisert form i maksimalt sju år. Vi vil ikke slette personopplysningene dine hvis de er relevante for en etterforskning eller et tvistemål. De vil bli oppbevart til saken er fullstendig løst.

Vi oppbevarer bostedsland i sju år.

Hvor personopplysningene dine vil bli oppbevart

Vi lagrer personopplysningene dine i datasentre i Tyskland og sikkerhetskopierer dem til Irland. SHLs tilknyttede selskaper overfører også personlige opplysninger innenfor EØS.

I tillegg overføres personopplysningene dine til USA, India, Sør-Afrika og Storbritannia (« SHLs databehandlingsanlegg utenfor EØS»), der et begrenset antall ansatte på kontorene våre, i tillegg til betrodde tredjeparts- og tjenesteleverandører, vil ha tilgang til personopplysninger for å kunne levere tjenestene sine. Fordi SHLs databehandlingsanlegg utenfor EØS er i land som ikke har tilsvarende lover om personvern som de som gjelder i EØS, har vi en intragruppeavtale, signert av alle SHLs tilknyttede selskaper. Denne avtalen inneholder EUs standard kontraktklausuler ( SKK-er) som har blitt godkjent av EUs datavernmyndigheter for overføring av data utenfor EØS. Tredjepartsleverandørene og tjenesteleverandørene våre må også signere standard kontraktklausuler i samsvar med artikkel 46 i den generelle forordningen om personvern. Alle SHLs tilknyttede selskaper har de samme tekniske, fysiske og administrative sikkerhetsforanstaltningene og må overholde våre prosedyrer og retningslinjer for beskyttelse av data, samt gjeldende lover og vilkår som regulerer innsamling og bruk av personopplysninger.

Du kan be om å få kopier av myndighetsgodkjente SKK-er fra SHLs personvernansvarlig (Data Protection Officer – DPO) på dpo@shl.com eller via kontaktopplysningene i slutten av denne erklæringen.

Når deler vi personopplysninger

Nedenfor har vi beskrevet i hvilke omstendigheter vi deler personopplysningene dine med tredjeparter:

• Vi deler undersøkelsesrapporten internt i gruppeselskapene våre når dette er nødvendig for å utføre vedlikehold og levere støttetjenester slik at vi kan fortsette å forbedre tjenestene som vi leverer på tvers av gruppen.
• Vi deler også opplysningene dine med våre tiltrodde leverandører av tredjepartstjenester, inkludert Qualtrics, vår leverandør av verktøy for spørreundersøkelser, samt våre leverandører av IT-tjenester og nettskyplattformen. Tjenesteleverandørene våre må overholde standardene våre for behandling av informasjon og sikkerhet.

Avsnitt 3 – Datadeling og rettigheter for registrerte

Deling av data

Arbeidsgiveren og SHL som datakontrollør vil dele dataene med følgende tredjeparter under følgende omstendigheter:

a. Hvis vi omorganiseres eller selges, overføres personopplysninger til en kjøper som kan fortsette å levere tjenester til deg.

b. Hvis vi blir bedt om det i henhold til lovgivning eller forskriftsmessige regler eller praksis som vi følger, eller hvis vi blir bedt om det av en offentlig eller reguleringsmyndighet – for eksempel politiet.

c. Hvis vi forsvarer et juridisk krav, overføres personopplysningene dine hvis dette er nødvendig i forbindelse med å forsvare et slikt krav.

Datarettigheter

Nedenfor har vi beskrevet rettighetene du har over personopplysningene dine og hvordan du kan utøve dem. Det finnes unntak fra disse rettighetene, og de gjelder bare for enkelte typer opplysninger eller behandlinger. Når det gjelder personopplysninger der vi er datakontrolløren, kan du utøve rettighetene dine ved å kontakte SHLs personvernansvarlige (Data Protection Officer – DPO) på dpo@shl.com eller via kontaktopplysningene i slutten av denne erklæringen.

a. Der vi har innhentet samtykke for noen av måtene vi bruker opplysningene dine på, kan du når som helste trekke tilbake samtykket ved å kontakte SHLs personvernansvarlige (Data Protection Officer – DPO) på dpo@shl.com eller via kontaktopplysningene i slutten av denne erklæringen.

b. Du kan be oss om å bekrefte om vi behandler personopplysningene dine, og hvis vi gjør det, kan du be oss om å få tilgang til personopplysningene dine, samt informasjon om hvorfor de brukes og til hvilke formål.

c. Du kan be oss om å rette opp personopplysningene dine som vi oppbevarer, hvis de inneholder feil.

d. Du kan be oss om å slette personopplysningene dine.

e. Du kan be oss om å begrense hvordan vi bruker personopplysningene dine.

f. Du kan be oss om å hjelpe deg med å flytte enkelte deler av opplysningene dine til andre selskaper. For å hjelpe deg med det, har du rett til å be om at vi gir personopplysningene dine i et maskinlesbart format til et annet selskap.

g. Du kan i enkelte tilfeller be oss om å slutte å bruke personopplysningene dine. Dette gjelder når vi behandler personopplysningene dine basert på en legitim interesse (eller fra en tredjepart), og du kan rette innvendinger mot behandlingen basert på dette. Imidlertid vil vi ha retten til å fortsette å behandle opplysningene dine basert på våre overveiende legitime interesser.

Du har også rett til å sende en klage til et overvåkende organ. Når vi er datakontrolløren, kan du kontakte UK Information Commissioner's Office eller lokale personvernmyndigheter i din jurisdiksjon.

Spørsmål eller klager

Hvis du har spørsmål om denne erklæringen, kan du kontakte SHLs personvernansvarlige (Data Protection Officer – DPO) på dpo@shl.com eller via kontaktopplysningene i slutten av denne erklæringen.

Endringer av erklæringen

Denne erklæringen endres fra tid til annen. Hvis vi endrer noe som er viktig i denne erklæringen (informasjonen som vi samler inn, hvordan vi bruker den eller hvorfor), vil vi publisere en godt synlig lenke i et rimelig tidsrom etter endringen.

Hvis du ønsker tilgang til tidligere versjoner av denne erklæringen, kontakt SHLs personvernansvarlige (Data Protection Officer – DPO) på dpo@shl.com eller via kontaktopplysningene i slutten av denne erklæringen.

Andre retningslinjer

Sikkerhet

Vi er forpliktet til å holde alle personopplysningene dine trygge. Vi har gjennomført fysiske, tekniske og administrative tiltak for å bidra til å hindre uautorisert tilgang til eller bruk av personopplysningene dine. Hvis du vil ha mer informasjon om sikkerhetstiltakene våre, kan du se sikkerhetspolicyen vår.

Sanksjoner

SHLs produkter og tjenester er underlagt amerikanske lover om sanksjoner. Forbudte individer eller personer som bor i enkelte land (Cuba, Iran, Nord-Korea, Sudan og Syria), kan derfor ikke delta i spørreundersøkelser på våre systemer. Kontakt oss på dpo@shl.com hvis du har spørsmål.

Kontaktopplysninger for SHLs personvernansvarlig:

E-postadresse: dpo@shl.com

Postadresse: Data Protection Officer, SHL Group Ltd, The Pavilion, 1 Atwell Place, Thames Ditton, Surrey, KT7 0NE, England.