Asiakastyytyväisyyden ja -tutkimuksen tietosuojailmoitus (suomeksi)

Tietosuojailmoituksen esittely

Lue tämä tietosuojailmoitus ("ilmoitus") ennen kuin jatkat. Siinä kerrotaan, miten ja miksi SHL kerää ja käyttää kyselytutkimuksista ja seurantahaastatteluista saamiaan tietoja. Kaikki määritellyt termit, joita ei ole määritelty tällä sivulla, löytyvät ilmoitukseen sisältyvistä määritelmistä.

Lue koko ilmoitus huolellisesti.

Jos sinulla on kysyttävää tästä ilmoituksesta, lähetä sähköpostia osoitteeseen dpo@shl.com.

Tietosuojailmoitus

Tätä ilmoitusta päivitettiin viimeksi 7. heinäkuuta 2022.

Kohta 1 – Keitä me olemme

SHL ja tytäryhtiömme ovat soveltuvin osin tietojesi rekisterinpitäjiä. Tämä tarkoittaa sitä, että me määritämme, miten ja millä tavoin henkilötietoja käsitellään ja käytetään tämän ilmoituksen mukaisesti. Tässä ilmoituksessa kuvataan, miten SHL Group Limited (The Pavilion, 1 Atwell Place, Thames Ditton, Surrey KT7 0NE, Englanti) ja muut tytäryhtiömme (kukin yhteisenä rekisterinpitäjänä ja yhdessä SHL tai me ) käyttävät tämän kyselytutkimuksen kautta kerättyjä henkilötietoja.

Kun vastaat SHL:n asiakastutkimuskyselyyn (" kysely"), SHL käsittelee ja kerää tietoja sinusta tämän ilmoituksen mukaisesti. Siltä osin kuin jotkin tiedot ovat henkilötietojasi (" henkilötiedot") tai tietoja, joista voimme tunnistaa sinut, varmistamme, että kaikkia annettuja henkilötietoja käsitellään sovellettavan tietosuojalainsäädännön ja alan ohjeiden mukaisesti.

Kohdassa 2 kerrotaan, miten SHL käyttää tietojasi: mitä tietoja kerätään, miten niitä kerätään, miten ja miksi niitä käytetään, kenen kanssa niitä jaetaan sekä mitä oikeuksia sinulla on tietojesi suhteen.

Kohta 3 sisältää lisätietoja siitä, kenen kanssa jaamme tietojasi, sekä yhteenvedon tietosuojalain mukaisista oikeuksistasi.

Osa 2 – SHL rekisterinpitäjänä

Kun vastaat kyselyyn, käytämme antamiasi tietoja ja henkilötietoja alla kuvattuihin tarkoituksiin. Olemme näiden tietojen rekisterinpitäjä ja vastuussa henkilötiedoistasi sekä siitä, mihin tarkoituksiin tietojasi kerätään ja käytetään.

Jos sinulla on kysyttävää siitä, kuinka SHL käsittelee tietojasi ja henkilötietojasi rekisterinpitäjänä, ota yhteyttä SHL:n tietosuojavastaavaan osoitteeseen dpo@shl.com tai tämän ilmoituksen lopussa olevaan osoitteeseen.

Mitä tietoja keräämme?

Keräämme ja käsittelemme alla lueteltuihin tietoluokkiin kuuluvia tietoja. Sinusta kerättyjen tietojen tietoluokat vaihtelevat kyselyn tyypin mukaan. Kaikkiin alla lueteltuihin tietoluokkiin kuuluvia tietoja ei välttämättä kerätä sinusta. Jos sinulla on kysyttävää siitä, kuinka SHL käsittelee tietojasi rekisterinpitäjänä, ota yhteyttä SHL:n tietosuojavastaavaan osoitteeseen dpo@shl.com tai tämän ilmoituksen lopussa olevaan osoitteeseen.

(1) Henkilötiedot:

Henkilötietoja, joita annat meille pyytäessäsi palveluitamme ja joita tarvitsemme tarjotaksemme sinulle mahdollisuuden kyselyyn vastaamiseen, ovat esimerkiksi

a) " Osallistujatiedot", joihin sisältyvät

• nimesi
• sähköpostiosoitteesi
• asuinmaasi.

b) " Kyselytiedot", jotka ovat vastauksiasi kyselyn kysymyksiin tai suullisia vastauksiasi, jotka on annettu tallennetussa haastattelussa osana tätä prosessia.

Voimme pyytää esimerkiksi tietoja, jotka on todettu tärkeiksi sinulle tarjoamamme palvelun kannalta tai joita tarjoamme markkinoille tukeaksemme jatkuvaa parantamista. Näin ymmärrämme, mitkä parannukset lisäävät tehokkuutta ja ratkaisevat ongelmasi nopeammin ja täsmällisemmin. Pyrimme myös olemaan markkinajohtajia.

Hyödyntäen kyselytietojasi luomme sinulta ja muilta vastaajilta saamistamme kyselyvastauksista kootun yhteenvedon, josta ei voida tunnistaa yksittäisiä vastauksia (" kyselyraportti").

Kuinka käytämme näitä tietoja?

Käytämme osallistujatietojasi pyytääksemme sinua vastaamaan kyselyyn. Tämän jälkeen anonymisoimme osallistujatietosi ja kyselytietosi sekä muiden vastaajien vastaavat tiedot kyselyraportin anonymisoidun tiivistelmän laatimiseksi. Käytämme kyselyraporttia palveluidemme parantamiseen, muokkaamiseen, hallintaan ja hallinnointiin.

Miksi käytämme kyselyraporttia?

SHL käyttää koottua kyselyraporttia, koska meillä on palvelujen parantamiseen liittyvä oikeutettu etu.

Jos haluat lisätietoa henkilötietoihisi liittyvistä oikeutetuista eduista, ota yhteyttä SHL:n tietosuojavastaavaan osoitteeseen dpo@shl.com tai tämän ilmoituksen lopussa olevaan osoitteeseen.

Käsittelemme henkilötietojasi myös silloin, jos se on välttämätöntä lainvalvonta- tai sääntelyviranomaisen, -elimen tai -viraston kohtuullisesta pyynnöstä tai meitä vastaan tehdyn oikeudellisen vaateen puolustukseksi.

Kuinka pitkään säilytämme tietoja?

Säilytämme kyselytietojasi omia tarkoituksiamme varten tunnistamattomassa muodossa enintään seitsemän vuotta. Emme poista henkilötietojasi, jos ne ovat oleellisia tutkinnan tai kiistan kannalta. Niiden säilyttämistä jatketaan niin kauan, kunnes kyseiset asiat on täysin selvitetty.

Jos keräämme tiedon asuinmaastasi, säilytämme tietoa seitsemän vuotta.

Missä henkilötietojasi säilytetään?

Säilytämme henkilötietojasi Saksassa sijaitsevissa datakeskuksissa ja varmuuskopioita Irlannissa. SHL:n tytäryhtiöt siirtävät henkilötietojasi myös ETA:n ( Euroopan talousalueen) sisällä.

Lisäksi henkilötietojasi siirretään Yhdysvaltoihin, Intiaan, Etelä-Afrikkaan ja Yhdistyneeseen kuningaskuntaan (" SHL:n ETA:n ulkopuoliset käsittelypaikat"), joissa rajoitetulla määrällä henkilökuntaa SHL:n ETA:n ulkopuolisissa käsittelypaikoissamme sekä luotettavilla kolmannen osapuolen alihankkijoillamme ja palveluntarjoajillamme on pääsy henkilötietoihin, jotta he voivat tarjota palveluitaan. Koska SHL:n ETA:n ulkopuoliset käsittelypaikat ovat maissa, joiden tietosuojalait poikkeavat ETA:ssa sovellettavista tietosuojalaeista, meillä on konsernin sisäinen SHL:n kaikkien tytäryhtiöiden allekirjoittama sopimus, joka sisältää Euroopan unionin ( EU) vakiosopimuslausekkeet, jotka EU:n tietosuojaviranomaiset ovat hyväksyneet tietojen siirtämiseen ETA:n ulkopuolelle. Kolmansien osapuolten alihankkijoidemme ja palveluntarjoajiemme on myös noudatettava vakiosopimuslausekkeita yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) artiklan 46 mukaisesti. Kaikilla SHL:n tytäryhtiöillä on samat tekniset, fyysiset ja hallinnolliset turvavalvontatoimenpiteet. Niiden täytyy myös noudattaa tietosuojakäytäntöjämme ja -menetelmiämme sekä sovellettavia lakeja, jotka koskevat henkilötietojen keräämistä ja käyttöä.

Toimitamme halutessasi kopiot sääntelyviranomaisten hyväksymistä vakiosopimuslausekkeista, joita voit pyytää SHL:n tietosuojavastaavalta osoitteesta dpo@shl.com tai tämän ilmoituksen lopussa olevasta osoitteesta.

Milloin jaamme henkilötietoja?

Näet alla määrittelemämme tilanteet, jolloin jaamme tietojasi kolmansien osapuolien kanssa:

• Jaamme kyselyraportin konserniin kuuluvien yhtiöidemme kanssa, kun sitä tarvitaan ylläpito- ja tukipalveluiden tarjoamiseen ja jotta voimme jatkaa konsernimme tarjoamien palveluiden parantamista.
• Jaamme tietojasi myös luotettavien kolmannen osapuolen palveluntarjoajiemme, kuten Qualtricsin – kyselytyökalun tarjoajamme – sekä tietoturvallisuus- ja pilvipalvelualustojen tarjoajiemme kanssa. Palveluntarjoajamme ovat velvoitettuja noudattamaan tietojen käsittelyä ja turvallisuutta koskevia standardejamme.

Kohta 3 – Tietojen jakaminen ja rekisteröidyn oikeudet

Tietojen jakaminen

SHL rekisterinpitäjänä jakaa tietojasi seuraavien kolmansien osapuolten kanssa seuraavissa tilanteissa:

a. Jos yhtiömme saneerataan tai myydään, henkilötiedot siirretään ostajalle, joka voi jatkaa palveluiden tarjoamista sinulle.

b. Jos laki, määräys tai käytäntö edellyttää meitä tekemään niin, tai jos julkinen viranomainen tai sääntelyviranomainen (esimerkiksi poliisi) niin pyytää.

c. Jos puolustamme oikeudellista vaadetta, henkilötietojasi siirretään tarpeen mukaan kyseisen vaateen puolustukseen liittyen.

Rekisteröidyn oikeudet

Olemme laatineet alle luettelon oikeuksistasi koskien henkilötietojasi ja sitä, kuinka voit niitä oikeuksiasi. Näihin oikeuksiin pätevät sovellettavassa laissa olevat poikkeukset, ja kyseiset oikeudet koskevat vain tietyn tyyppisiä tietoja tai käsittelyjä. Voit käyttää henkilötietojasi, joiden rekisterinpitäjä me olemme, koskevia oikeuksia ottamalla yhteyttä SHL:n tietosuojavastaavaan osoitteeseen dpo@shl.com tai tämän ilmoituksen lopussa olevaan osoitteeseen.

a. Oikeus peruuttaa suostumus: kun me olemme saaneet suostumuksen johonkin tapaamme käyttää henkilötietojasi, voit peruuttaa kyseisen suostumuksen milloin tahansa ottamalla yhteyttä SHL:n tietosuojavastaavaan osoitteeseen dpo@shl.com tai tämän ilmoituksen lopussa oleviin yhteystietoihin.

b. Voit pyytää meitä vahvistamaan, käsittelemmekö henkilötietojasi, ja jos käsittelemme, voit pyytää pääsyä kyseisiin henkilötietoihin sekä muihin tietoihin, kuten miksi tietojasi käytetään ja mihin tarkoituksiin.

c. Voit pyytää meitä korjaamaan säilyttämiämme henkilötietojasi, jos niissä on virheitä.

d. Voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi.

e. Voit pyytää meitä rajoittamaan sitä, miten käytämme henkilötietojasi.

f. Voit pyytää meitä auttamaan sinua siirtämään tiettyjä henkilötietojasi toisiin yhtiöihin. Tämän helpottamiseksi sinulla on oikeus pyytää, että toimitamme henkilötietosi koneluettavassa muodossa toiseen yhtiöön.

g. Voit pyytää meitä lopettamaan henkilötietojesi käytön, mutta vain tietyissä tapauksissa. Tämä koskee tilanteita, joissa käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun etumme (tai kolmannen osapuolen oikeutetun edun) perusteella, ja voit esittää vastalauseen tähän perustuvalle käsittelylle. Meillä on kuitenkin oikeus jatkaa henkilötietojesi käsittelyä pakottavien oikeutettujen etujemme perusteella.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Silloin kun me olemme rekisterinpitäjä, voit ottaa yhteyttä Yhdistyneen kuningaskunnan tietosuojaviranomaiseen (UK Information Commissioner’s Office) tai oman maasi tietosuojavaltuutettuun.

Kysymykset tai valitukset

Jos sinulla on kysyttävää tästä ilmoituksesta, ota yhteyttä SHL:n tietosuojavastaavaan osoitteeseen dpo@shl.com tai tämän ilmoituksen lopussa olevaan osoitteeseen.

Ilmoitukseen tehtävät muutokset

Tähän ilmoitukseen tehdään ajoittain muutoksia. Jos teemme mitä tahansa tärkeitä muutoksia tähän ilmoitukseen (keräämiimme tietoihin tai siihen, kuinka tai miksi niitä käytämme), annamme niihin selvän linkin, joka on voimassa kohtuullisen ajan muutosten jälkeen.

Jos haluat tarkastella tämän ilmoituksen aikaisempia versioita, ota yhteyttä SHL:n tietosuojavastaavaan osoitteeseen dpo@shl.com tai tämän ilmoituksen lopussa olevaan osoitteeseen.

Muut käytännöt

Turvallisuus

Olemme sitoutuneet pitämään kaikki tietosi turvassa. Meillä on käytössä fyysisiä, teknisiä ja hallinnollisia toimia, jotka auttavat estämään luvattoman pääsyn tietoihisi tai niiden luvattoman käytön. Lisätietoja turvatoimistamme on turvallisuuskäytännössämme .

Pakotteet

SHL:n tuotteet ja palvelut ovat Yhdysvaltain pakotelakien alaisia. Tästä syystä estetyt henkilöt tai tietyissä maissa (Kuuba, Iran, Pohjois-Korea, Sudan ja Syyria) olevat henkilöt eivät voi vastata kyselyihin järjestelmissämme. Jos sinulla on kysyttävää, ota meihin yhteyttä lähettämällä sähköpostia osoitteeseen dpo@shl.com.

SHL:n tietosuojavastaavan yhteystiedot:

Sähköposti: dpo@shl.com

Postiosoite: Data Protection Officer, SHL Group Ltd, The Pavilion, 1 Atwell Place, Thames Ditton, Surrey, KT7 0NE, England.